Преимущества и недостатки оупенспейсов

Преимущества и недостатки оупенспейсов

Существует три основных способа планирования офисов: кабинетная система, оупенспейс и смешанная.

Все чаще в современных офисах хотят создавать оупенспейсы. Это можно понять, ведь такие пространства способствуют созданию более творческой обстановки и открытости в коллективе. Но не всегда создание такого офиса оправдано и выполнимо.

Например, если офис находится в старой постройке, в которой изначально предполагалась кабинетная система, или помещение разделено на зоны колоннами, перегородками, имеет Г- или П-образную форму. Организовать оупенспейс в таком помещении возможно, но нужно учесть множество нюансов при планировании. Например, не является ли стена, которую необходимо снести, несущей, и не проходят ли по месту сноса основные системы коммуникации.

Также необходимо учесть, какого рода работы будут выполнять сотрудники в оупенспейсе. Возможно, в их обязанности входит частое общение по телефону. В таком случае необходимо продумать локальные системы подавления шума, такие как прозрачные перегородки или ниши, разделить помещение на функциональные зоны.

Дизайн-студия Partner Design реализовала множество проектов, в том числе по созданию дизайна интерьеров офисов. Первоочередная задача компании — создание доверительных и надежных отношений с клиентами. Так как в компании считают, что конечный результат зависит от успешного взаимодействия заказчика и исполнителя, и именно в совместном поиске лучших решений, основанных на пожеланиях заказчика и возможностях офисного помещения, рождаются лучшие проекты.

Прежде чем приступать к разработке дизайна, специалисты дизайн-студии внимательно изучают здание, предлагают возможные варианты решения с учетом всех рисков и особенностей здания и дают рекомендации оптимального использования пространства.

Довольно часто специалисты дизайн-студии Partnet Design рекомендуют смешанную систему организации офиса, которая поможет учесть специфику работы каждого сотрудника и создать комфортные рабочие места для всех.

Опыт сотрудников дизайн-студии помогает создавать проекты для офиса с умной планировкой и качественной реализацией. Студия предлагает не только разработку дизайна-интерьера, но и авторское сопровождение проекта, которое включает в себя контроль за выполнением работы на каждом этапе. Большинство клиентов студии доверяют ее специалистам создание дизайна офисного и других помещений «под ключ».

Компания не первый год создает стильные и сложные проекты в Украине и за рубежом. Сотрудники обеспечивают быструю, качественную и эффективную работу по созданию проектов любой сложности.

Open space и проблемы трудовой адаптации

Добрый день офисные пикабушники! Сегодня я хочу поднять проблему трудовой адаптации и социализации в новом коллективе. Данная проблема стала меня интересовать в связи с переходом на новое место работы. Обычно мне для полной адаптации в коллективе требуется месяц или максимум два, но вот уже прошло четыре месяца и полноценном вливание в коллектив приходить не приходится. Я решил найти причины данной проблемы.

Адаптация – это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда.

Выделяются два направления адаптации:

– первичная, т.е. приспособление молодых сотрудников, не имеющих опыта профессиональной деятельности (как правило, речь идет в данном случае о выпускниках учебных заведений различного уровня);

– вторичная, т.е. приспособление сотрудников, имеющих опыт профессиональной деятельности (как правило, меняющих объект деятельности или свою профессиональную роль, например, переходящих в ранг руководителя).

Этапы адаптации человека в новом трудовом коллективе.

Фаза 1 – Усвоение нормы (адаптация)

На данном этапе основная задача новичка – это усвоение норм, правил и

стандартов компании. Только успешное исполнение данной задачи позволяет человеку

перейти на последующий этап. На данном этапе группа оказывает влияние на

Данный этап я прошёл успешно, по моему мнению это самый просто этап, требующий просто внимательно наблюдать и изучать коллектив.

Фаза № 2 – Проявление себя (индивидуализация)

Задача этапа: основной задачей данного этапа для человека является возможность реализовывать собственные персональные потребности и индивидуальные

особенности в рамках групповой деятельности без получения карающих санкций. Для

группы же важно, чтобы индивидуальные качества играли на пользу групповой

деятельности и вносили полезные «отклонения», которые бы позволили группе

эффективнее достигать коллективной цели. На данном этапе не группа оказывает

влияние на сотрудника, а сотрудник на группу.

Вот тут уже могут возникнуть проблемы, так как твоя “индивидуальность” может не интересовать новый коллектив и как организм он попытается отторгнуть инородный предмет.

Фаза № 3 – Взаимное принятие (интеграция)

Задача этапа: на данном этапе сотрудник (в рамках своей рабочей деятельности)

сохраняет лишь те свои индивидуальные черты, которые отвечают потребностям и

целям коллектива и собственной потребности сделать значимый «вклад» в жизнь

группы, а группа в какой-то мере меняет свои нормы, восприняв ценные для ее

развития черты личности.

Если на стадии интеграции возникают проблемы, то происходит регресс.

Группа «отбрасывает» человека на предыдущие стадии.

Теоретически всё понятно, ты приспосабливаешься к коллективу, а он к тебе. Где могут возникнуть проблемы? На мой взгляд камнем преткновения в данной схеме может послужить система “open space” которая является трендом российских офисов в последние 20 лет.

Офис открытого типа, или «открытый офис» (Open plan office), то есть офисное пространство без перегородок: без деления на отдельные кабинеты или индивидуального зонирования рабочих мест. Сейчас открытые офисы — это модно, дешево и максимально удобно для начальника (всё и все как на ладони).

Но не все работодатели видят явные проблемы данного устройства рабочего пространства.

Вот какие проблемы обыяно выделяют:

1. Невозможность изменять окружающую среду

Сотрудники обычно любят чувствовать себя хозяевами положения и влиять на обстановку. В собственном кабинете они могут регулировать освещение и температуру, а так же организовывать пространство для делового общения. В открытой офисной среде этот контроль становится невозможным, так как у каждого из десятков сотрудников свои представления о комфорте.

2. Сложнее сконцентрироваться на работе

Офис без кабинетов — это сложный организм, похожий на улей или муравейник. Постоянные хождения, разговоры по телефону, беседы, музыка, копировальный аппарат, жужжащий за спиной, заедающий принтер, а еще запах различной еды на столах коллег, которые не смогли уделить 30 минут на полноценный обед в столовой… В общем, ужас.

3. Работа под надзором не вызывает восторгов

В условиях открытой планировки у сотрудников остается очень мало частной жизни. Работодателям нравится располагать компьютеры так, чтобы видеть мониторы работников, но разве понравилось бы работодателю, что за ним наблюдают?

4. Повышенное количество людей на больничном

Датские ученые, исследовав более 2000 офисных сотрудников, пришли к выводу, что чем больше людей работает в одном офисном пространстве, тем выше количество оформляемых больничных листов. Работники открытых офисов на 62% чаще уходили на больничный, нежели сотрудники, работающие в отдельных кабинетах.

5. Нет собственного уголка для уединения

Каждый человек ценит свое личное пространство. Как дома, так и на работе. Всем нам не чуждо чувство собственничества. И хотя офис — это чужая собственность, но при этом каждый из нас пытается персонализировать свое рабочее место: обустраивает по своему усмотрению, расставляет технику, органайзеры, наглядные материалы, фотографии семьи. Все это довольно сложно сделать в условиях открытого офиса — для этих целей попросту не хватает места, да и не все хочется выставить на всеобщее обозрение.

Немного финансовых подсчетов

Считается, что офис открытого типа — это хороший способ сэкономить на кабинетах для всех сотрудников, планировке и т.п. Но здесь не все так просто, поскольку прямых затрат и издержек есть еще косвенные. Если падение производительности сотрудников в открытых офисах действительно имеет место быть (а это так, судя по данным некоторых исследований), то компания экономит на мелочах, проигрывая по-крупному. Еще одно исследование показывает, что сотрудники офисов такого типа тратят около 86 минут в день на различные отвлекающие факторы (разговор с коллегой, попытка сосредоточиться в шуме и т.п.). В итоге на все это уходит около 17% рабочего времени, что совсем не мало.

В качестве примера можно взять сферический офис в вакууме в Кремниевой долине. Например, подсчитаем затраты на офис среднестатистической успешной компании со 100 сотрудниками, которые располагаются в офисе ценой в $5 за квадратный фут в месяц (цена не является реальной — просто для расчетов нужны исходные данные). Так вот, помещение с закрытыми офисами 6*6 футов обойдется компании в $216 тысяч в год. Открытый же офис будет стоить всего $43 200. Получается, что экономия компании составит $172 000 в год. Довольно много и руководство должно радостно потирать руки.

Также возьмем среднюю заработную плату своего сотрудника в $50 000 в году. Это $5 млн в месяц на всю компанию.

Но если учесть падение производительности сотрудников на 15% (а то и больше) в офисе открытого типа по сравнению с обычными офисами, то мы получаем убыток в $750 000, поскольку мы будем получать лишь 85% от максимально возможного результата сотрудников компании. В итоге, если взять экономию в $172 000 на офисных площадях, то получается, что компания теряет в год $578 000 ($750 000 убытков от падения производительности сотрудников минус $172 000 сэкономленных средств).

На мой взгляд, система Open space отрицательно влияет как на трудовой адаптации так и на коллектив в целом. Отсутствие микрогрупп и хаотичность взаимосвязей оказывает отрицательное влияние на микроклимат в коллективе.

OPEN SPACE

С какой-то невообразимой скоростью всё большую популярность набирают open space офисы. Помещение с открытым пространством, в котором сотрудники располагаются по соседству друг с другом. Данный вариант организации офиса обладает своими преимуществами и недостатками. Open space – это современное и удобное решение. Мы решили подготовить данную стать про open space для вас, чтобы вы смогли узнать больше информации о данном типе ораганизации офисного пространства.

ОСОБЕННОСТИ OPEN SPACE ОФИСА

• Open space, если переводить с английского языка означает “открытый офис”. Данный перевод отлично описывает эту разновидность дизайна. Рабочее пространство при такой организации пространства не подразумевает наличие стен, а весь офис – это одна большущая площадка. И только кабинеты главенствующей иерархии являются исключением, но не совсем, так как их зону ограждают стеклянными перегородками.
• Поначалу такая планировка способна показаться хаотичной растоновкий офисной мебели. Но это не так. В таком хаосе скрывается логика и качественная планировка. Благодаря тому, что нет стен и офисная мебель располагается под различными углами, появляется разделение рабочих зон, которые разделяют пространство на департаменты или отделы.
• Помещения open space впервые появились в середине 20 века в Соединенных Штатах Америки, когда рискованные дизайнеры начали подстраивать индустриальные здания под рабочее или жилое пространство. К данному моменту open space oфисы сильно эволюционировал и стал одним из самых популярных и эргономичных способов организации офисного пространства.

ПРЕИМУЩЕСТВА OPEN SPACE ОФИСА

К преимуществам open space офиса можно отнести следующее:

• В первую очередь необходимо сказать об экономии пространства. Благодаря тому, что open space подразумевает отсутствие стен, офис можно запольнить на 30% больше.
• Контроль за качеством работы сотрудников офиса. За счет отсутствия стен и наличию прозрачных перегородок руководство способно следить за работой своих сотрудников и контролировать рабочий процесс.
• Улучшение коммуникативности. Ещё одним важным преимуществом такого варианта разделения пространства является улучшение коммуникативности, так как при такой планировки каждый сотрудник находится на виду, его легко найти, а если он отсутствует на рабочем месте, то это можно сразу понять посмотрев в сторону его отдела или департамента.
• Демократичность. Данная планировка подразумевает нахождение руководителя фирмы в одном рабочем пространстве со своими сотрудниками.
• Координация работы. После проведения наблюдений и ряда тестов, принято считать, что open space офис позволяет сотрудникам компания без каких–либо преград или труда коммуницировать между собой. Благодаря чему своевременное решение вопросов или проблем, повышает КПД сотрудников.

НЕДОСТАТКИ OPEN SPACE ОФИСА

К недостаткам open space офиса можно отнести следующее:

• Если организовать пространство в стиле open space в неподходящим для этого офисном помещении, то это будет выглядеть не рационально и создаст ненужный дискомфорт сотрудникам. Это относится к офисам с низкими потолками, с маленьким количеством окон, не налажена система вентилируемости помещения.
• Существуют отделы и департаменты, которым будем некомфортно работать в условиях, предполfгаемых open space. Например, бухгалтерия или отделы, в которых, чтобы нормально работать необходимы покой и тишина. Нахождение сотрудников в общем пространстве способно помешать сосредоточиться, что напрямую несёт вред процессу работы.
• Как бы это смешно не звучало, но нахождение всех сотрудников в общем пространстве при “бунте” может перейти в стадию массовой забастовки. Как многие психологи утверждают, недовольство одного сотрудника может заразить недовольством и остальных, которые находятся в одном помещении с недовольным.

ЧАСТО ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ ОШИБКИ В ОРГАНИЗАЦИИ OPEN SPACE ОФИСА

Можно ли считать open space по праву наиболее приемлемой разновидностью устройства офисного помещения? Если работодатель обеспечивает своих сотрудников комфортными и здоровыми условиями, а также наличием зон, в которых сотрудники могут отдохнуть в неформальной обстановке или могут комфортно работать, то, скорее всего, да. А, если в офисе невозможно шумно, душно, некомфортно и, чтобы отдохнуть от всего этого у сотрудников есть только возможность сходить на улицу покурить, то такой “open space” нельзя считать оптимальным решением для работы.
Для того, чтобы open space офис был оптимальной рабочей зоной для вас и ваших сотрудников, руководителям нужно избегать ниже–описанных ошибок:

• У сотрудников нет возможности управлять и корректировать параметрами окружающей среды в офисе. Имеется ввиду: температура воздуха в офисе, вентиляция)
• Плохое освещение или неподходящее для комфортной работы сотрудников компании.
• Наличие шумной техники.
• Если без шумной техники не обойтись, то необходимо продумать систему по ликвидации шума.
• Дискомфортное планирование пространства.
• Совмещение отделов, которые нельзя было размещать по соседству. (как пример: бухгалтерия и департамент продаж)
• Нерациональная экономия места, которая создает видимость нагромождённость.
• Отсутствие зон отдыха и необходимых зон для качественной работы сотрудников.
• Неуместно визуально оформление офисного помещения.
• Отсутствие качественной уборки в открытом пространстве снижает производительность сотрудников.

ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ В OPEN SPACE ОФИСЕ

Важно понимать, что все недостатки open space офиса устранить никак не получится, но есть возможность эти недостатки сильно минимизировать. Чтобы это сделать, работодатель или руководитель должен сформировать свой список правил и норм, который в последующем должны соблюдать все сотрудники компании. Такой список правил будет дисциплинировать коллектив, что ощутимо минимизирует недовольство между сотрудниками, руководством и создаст благоприятную обстановку в офисе.
Ниже приведены некоторые общие правила поведения сотрудника в open space офисе:

• Вопросы личного характеры лучшего всего решать вне офиса. Если вы хотите, что–то, что не относится к рабочему процессу обсудить с коллегой, то лучшего всего это сделать вне офиса.
• Сотрудникам компании не следует есть за рабочим местом. Но для этого работодатель должен обеспечить своих сотрудников отдельным местом для приёма пищи.
• Многие психологи советуют: если вы работает рядом с очень шумным отделом и вам никак не скрыться от шума, то купите беруши или слушайте музыку, которая поможет вам сконцентрироваться на рабочем процессе.
• Сотрудникам и руководителям следует говорить с такой громкостью, которая не будет отвлекать остальных коллег от работы.

Что такое офис опен спейс и каковы его особенности

По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

• Экономия площади. В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
• Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом. Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
• Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
• Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
• Сохранение корпоративного духа. Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
• Простая адаптация новых служащих. Новички быстро могут адаптироваться на рабочем месте. Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
• Простота документооборота. Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

• Повышенный уровень шума. Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
• Постоянный стресс. Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
• Риск воровства. Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
• Вероятность конфликтов. Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
• Быстрое распространение инфекционных болезней. Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

• 56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
• 55% работников не нравится температура в помещении.
• 60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?

Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:

• Разнообразное рабочее пространство. Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
• Правильное размещение общих зон. Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
• Отсутствие высоких перегородок. Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
• Утверждение правил поведения. Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
• Побольше растений. Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
• Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве. Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.

Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.

Рекомендации сотрудникам

Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:

• Каждый человек может сам обустроить комфортное личное пространство. Для этого можно обзавестись наушниками, расставить на своем столе фотографии, любимые декоративные безделушки.
• Не рекомендуется есть на рабочем месте, а также пользоваться парфюмом с резким запахом. Смесь ароматов может вызвать дискомфорт соседей по помещению.
• Даже если руководитель не дал специальных распоряжений, нужно соблюдать общие правила вежливости: говорить тише, уменьшить звук телефона.

Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.